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Definición: Auxiliares de Comercio: Son aquellas personas individuales que ejercer una actividad de colaboración al comerciante (individual o jurídico), y que desenvuelven su actividad dentro de la esfera específicamente mercantil, por cuenta del comerciante y en nombre de él o en nombre propio, y por lo general, tienen como obligación permanecer en el establecimiento y la subordinación al comerciante, al cual puede unirlos una relación mercantil o laboral o ambas.

1. ¿Cuáles son los motivos de rechazo más frecuentes en la inscripción de nombramientos de auxiliares de comercio? *Cuando no se cita en el acta de nombramiento del auxiliar de comercio lo acordado en el punto resolutivo del acta de asamblea general en donde se le nombra. *No se establece el plazo por el que se le nombró. Art. 162 de Código de Comercio. *Se le nombra por un período mayor al establecido en el Código de Comercio cuando se trata de administradores o bien un período mayor al establecido en la escritura constitutiva siempre y cuando este período no sea mayor al establecido por ley. *Cuando se pretende inscribir un nuevo nombramiento en un cargo en el que aún está vigente el anterior nombramiento sin haberse solicitado la cancelación del mismo. *No se adjunta duplicado del nombramiento que se va a inscribir. *Cuando el formulario respectivo no se cumple con los requisitos para su validez (legalización de firma etc) *Si la sociedad no dio el respectivo aviso de conversión de acciones, que reportó al portador y el nombramiento fue acordado en asamblea. *Cuando se nombra un factor por acuerdo de una asamblea de copropietarios, ya que la empresa individual en copropiedad no constituye persona jurídica. Y cuando se nombra el factor haciendo relación a un contrato de copropiedad. *Cuando se nombra un ejecutor especial para ejecutar acuerdos tomados en otras asambleas diferentes a los que para su ejecución se le nombró en una asamblea

2. ¿Cuál es el plazo máximo para los cargos de los administradores de la sociedad? En la sociedad anónima, tres años. Art. 162 de Código de Comercio. No obstante, los administradores pueden continuar en el ejercicio de sus funciones aun cuando hubieren concluido el plazo para el que fueron designados mientras sus sucesores no tomen posesión. Asimismo la escritura de constitución de la sociedad puede establecer que el período sea menor al de la ley.

3. ¿Quiénes pueden firmar el formulario de solicitud de auxiliares de comercio? Pueden firmarla los propios interesados, los notarios que autoricen los actos susceptibles de registro, los notarios que autorizaron los documentos susceptibles de registro, a ruego del solicitante y cualquier persona que tenga interés en asegurar un derecho o autenticar un hecho susceptible de inscripción Arts. 340 del Código de Comercio.

4. ¿Quiénes pueden solicitar la certificación de la cancelación de nombramiento? El representante legal vigente de la sociedad, el nuevo representante legal designado, el notario que autorizó los documentos, un juez de primera instancia mediante la remisión del despacho correspondiente y el propio interesado que quiera cancelar su nombramiento adjuntando la resolución de cancelación del órgano correspondiente.

5. ¿Se puede solicitar la inscripción de la cancelación de un nombramiento sin que hubiese un representante legal vigente inscrito? No, debe inscribirse primero un nuevo representante legal. En caso de ser un Administrador Unico y Presidente del Consejo no es posible ya que la sociedad no puede quedar acéfala, en caso de Gerentes Generales o específicos la ley no lo prohíbe a menos que lo establezca la escritura de constitución.

6. ¿Cuándo se puede solicitar un segundo razonamiento de nombramiento? *Pérdida o deterioro del nombramiento inscrito. *Cuando haya error de forma en el acta de nombramiento inscrita. Nota aclaratoria: El plazo para que fue otorgado el nombramiento debe estar vigente y el acta de nombramiento que se presente debe tener fecha actual. En el memorial en el que se solicite el segundo razonamiento debe indicarse la razón por la que se está solicitando. La razón contendrá los mismos datos de la original y conservará el plazo inicial. Definición Mandatos: Contrato civil por medio del cual una persona individual o jurídica encomienda una o varias actividades específicas de índole mercantil a otra, que actuará en representación de ella. Revocatoria de Mandato: Acto administrativo de declaración de voluntad a través del cual el mandante deja sin efecto el mandato.

7. ¿Quiénes pueden firmar el formulario para la inscripción de un mandato? Los propios interesados (el mandatario y mandante), los notarios que autoricen los actos susceptibles de registro o a ruego del interesado, el notario que autorizó el documento. Arts. 340 del Código de Comercio.

8. ¿En qué casos procede la inscripción de un mandato proveniente del extranjero? Cuando el mandato sea para solicitar la inscripción de una sucursal de una sociedad extranjera para operar en el país o tener en él sucursales o agencias. Y en el caso en que la sucursal ya esté inscrita en el Registro Mercantil. Art.215 y 221 del Código de Comercio.

9. ¿Debe indicarse en el formulario de solicitud de inscripción de mandato el plazo por el que solicita la inscripción? Si debe de indicarse en la solicitud asi como la clase de Mandato si es General o Especial.

10. ¿Cómo se consigna en el formulario de solicitud de inscripción la fecha de vencimiento de un mandato que fue otorgado con fecha específica de terminación? Si el mandato fue otorgado con una fecha de terminación establecida el requirente deberá consignar en la casilla del plazo del formulario de solicitud de inscripción la duración del mismo en años, meses y días según corresponda, artículo 1717 inciso 1) del Código Civil.

11. ¿Cuál es el plazo máximo por el cual se puede otorgar un mandato especial? Puede ser indefinido atendiendo a que puede ser otorgado hasta la conclusión del asunto para el cual se otorgó. Art.1717 inciso 2) del Código Civil. Definición: Actas de Asamblea Generales: Documento por medio del cual la Asamblea General de Accionistas legalmente convocada y reunida como órgano supremo de la sociedad expresa la voluntad social en las materias de su competencia. Arts. 132 133 134 135 del Código de Comercio. Las Actas de Asambleas pueden ser levantadas en el libro de Actas de la sociedad o ante Notario.

12. ¿Cuáles son los motivos más frecuentes de rechazo en las solicitudes de inscripción de actas de asamblea extraordinaria? *No se indica quien preside la asamblea ni quien actúa como secretario. *En caso de ser totalitaria no se indica que la agenda fue aprobada por unanimidad. art.156 del Código de Comercio. *No se indica correctamente el tipo de asamblea. *El quórum no corresponde al tipo de asamblea de que se trata. *Cuando en el acta se consigna que uno o varios de los accionistas están siendo representados por otra persona y no se indica con qué documento acreditan la representación. *Que en el acta del libro o el acta notarial en que se hace constar la asamblea no se cumple con los requisitos de ley.

13. ¿Cuándo inicia la vigencia del nombramiento? El plazo inicia a partir de la fecha establecida en la asamblea general de accionistas, sesión del consejo de administración o disposición del administrador único en la cual se le confiere el nombramiento o bien si en el acta se establece como fecha de inicio la inscripción ante el Registro. Art. .339 del Código de Comercio.

14. ¿puede el notario firmar únicamente y a ruego del requiriente un acta de nombramiento? Si. Definición: Aviso de Emisión de Acciones: Documento por medio del cual se da aviso al Registro Mercantil de la emisión de acciones. La cancelación de un aviso de emisión de acciones no puede ser parcial, en todo caso si hay error o se operaron cambios al que se presentó e inscribió, éste debe cancelarse presentando a la vez nuevo aviso.

15. ¿Qué requisito se debe consignar en el acta notarial de nombramiento de ejecutores especiales? Al solicitar la inscripción de ejecutores especiales, se debe transcribir en el acta de nombramiento el acto específico para el cual fue designado por la asamblea. Art. 136 Código de Comercio. Además de los requisitos establecidos en el código de notariado que debe llevar un acta notarial, se debe hacer constar el acto específico para el cual fue designado por la asamblea. Art. 136 Código de Comercio. Definición: Factores: Son factores, quienes sin ser comerciantes tienen la dirección de una empresa o establecimiento. Art.263 del Código de Comercio.

16. ¿Cómo se nombra al factor de una empresa individual y por cuanto tiempo? 1. El propietario o copropietarios de una empresa individual comparecen ante el notario y en el mismo acto nombran al factor de la empresa individual; b.) Por medio de un mandato con representación, c.) Por contrato de trabajo escrito. Art. 263, 265 Código de Comercio. 2. El plazo puede ser definido o indefinido.

17. ¿Quién puede ser factor de una empresa individual? Puede ser uno de los copropietarios u otra persona ajena a la empresa. Art. 264 del Código de Comercio. Definición: Agentes de Comercio, Distribuidores y Representantes: Son las personas que actúan de modo permanente, en relación con uno o varios principales, promoviendo contratos mercantiles o celebrándolos en nombre y por cuenta de aquéllos. Art.280, 283, del Código de Comercio.

18. ¿Qué requisitos deben llenarse para inscribir los Agentes de Comercio, Distribuidores y Representantes? Para inscribirlos es necesario presentar un memorial solicitando la inscripción y acompañando una copia del contrato de Agencia, Distribución o Representación.

Fuente: http://www.registromercantil.gob.gt/tramites_registrales/Guia_Registral_Auxiliares_de_Comercio.pdf